Uma validação de limpeza, uma qualificação de equipamentos e uma auditoria têm algo em comum: existem para ser entregues. Quando uma empresa precisa de um trabalho desse tipo, pode tratar a necessidade de duas formas. Como uma questão de pessoas, em que a pergunta é quantos profissionais alocar e por quanto tempo. Ou como uma questão de entrega, em que a pergunta é o que precisa estar pronto no final e como se acompanha o caminho até lá.
Este artigo trata da segunda forma, a partir do formato que a AG3 chama de Prestação de Serviço Especializado. A tese é esta: contratar um projeto técnico por escopo, horas e indicadores é uma compra diferente de contratar gente, e pede definições diferentes antes de começar.
O que é o serviço especializado da AG3
A AG3 descreve o formato assim: equipe técnica qualificada para os setores técnicos das indústrias reguladas pela ANVISA e pelo MAPA, atuando no modelo H/H, com foco em escopo e indicadores alinhados com o cliente.
H/H quer dizer horas trabalhadas por profissional especializado. É a unidade em que o trabalho é medido nesse formato.
Os projetos que a AG3 lista para o serviço especializado são:
- Qualificação de Equipamentos e Utilidades.
- Validação de Sistemas Computacionais.
- Validação de Limpeza e Processos.
- Aperfeiçoamento da gestão de qualidade (GAP Analysis).
- Análise e Gestão (RDC 301/2019).
- Validação de Metodologia Analítica (RDC 166/2016).
- Auditorias Nacionais e Internacionais.
O que cada um desses projetos exige tecnicamente depende da operação e do escopo acordado, e não é assunto deste artigo. Aqui interessa a forma de contratar.
Pessoas ou entrega
Na página de soluções da AG3, os formatos aparecem lado a lado. A terceirização de mão de obra coloca profissionais na operação do cliente, em três modalidades: a contínua, com a equipe alocada por prazo indeterminado; a planejada, com um horizonte de internalização definido; e a Diarista, por diária ou por período determinado. O recrutamento e seleção contrata uma pessoa para o quadro da própria empresa. O serviço especializado tem outra natureza. O que se contrata é expertise técnica, em formato CLT ou PJ; no formato PJ, de que trata este artigo, é um projeto técnico entregue por uma equipe da AG3, dimensionado pelo escopo e medido em horas.
A diferença muda a conversa desde o início. Em uma alocação, a pergunta central é quem vai trabalhar e por quanto tempo. Em um projeto, a pergunta central é o que vai ser entregue, e as horas passam a ser a medida do esforço necessário para chegar lá.
Uma área de controle da qualidade que precisa de reforço permanente e um projeto de validação com começo e fim são necessidades diferentes, e cada uma pede o seu formato.
Escopo, horas e indicadores
A descrição da AG3 fala em escopo e indicadores alinhados com o cliente. Como esse alinhamento acontece em cada projeto é assunto da conversa sobre o próprio projeto. As fontes públicas da AG3 não descrevem um roteiro para isso, e este artigo não inventa um. O que dá para fazer é organizar as perguntas que a empresa contratante precisa ter respondidas antes de assinar, seja qual for o fornecedor.
Escopo
O escopo diz o que está dentro do projeto e o que está fora. Em um projeto técnico, é a peça que sustenta as outras duas: sem ele, as horas não têm referência e os indicadores não têm o que medir.
Perguntas para acertar o escopo:
- Qual é o objeto do projeto: que equipamento, sistema, processo ou área?
- O que precisa existir no final, e em que forma: relatório, protocolo, plano de ação?
- O que fica expressamente fora do escopo?
- Quem, do lado da empresa, aprova a entrega?
Horas
No modelo H/H, o trabalho é medido em horas de profissional especializado. Para quem contrata, isso traz duas perguntas práticas: que perfis de profissional o projeto exige, e como as horas vão ser acompanhadas ao longo do trabalho.
Perguntas sobre as horas:
- Quais perfis técnicos o projeto pede, e em que etapas?
- Como as horas são registradas, e em que periodicidade a empresa recebe esse registro?
- O que acontece com as horas se o escopo mudar no meio do caminho?
- Que parte do trabalho depende da própria empresa: acesso a áreas, a documentos, a pessoas?
A última pergunta existe porque um projeto técnico feito dentro de uma operação envolve também a equipe do cliente. O tempo que essa equipe precisa reservar é parte do planejamento, do mesmo jeito que as horas do fornecedor.
Indicadores
Os indicadores mostram se o projeto está avançando e quando ele terminou. Na descrição da AG3, eles são alinhados com o cliente. Para a empresa contratante, o ponto prático é chegar à primeira conversa sabendo o que quer acompanhar.
Perguntas para os indicadores:
- O que mostra que uma etapa foi concluída?
- Como a empresa acompanha o andamento entre o início e a entrega?
- Qual é o critério de aceite da entrega final?
- Quem, de cada lado, olha para esses indicadores, e em que momentos?
Escopo, horas e indicadores se amarram. Um escopo vago deixa as horas sem referência e os indicadores sem objeto. Um escopo bem descrito permite estimar as horas e escolher indicadores que façam sentido para aquela entrega.
Essa amarração não é própria do mercado regulado: qualquer projeto técnico contratado por entrega pede as mesmas três definições. O formato de serviço especializado da AG3, porém, é descrito para os setores técnicos das indústrias reguladas pela ANVISA e pelo MAPA.
Quando o modelo H/H faz sentido
Este artigo propõe um teste simples para saber se a necessidade é de serviço especializado: tentar descrever o que precisa estar pronto no final.
Se a descrição sai como um entregável, com objeto e critério de conclusão, a necessidade tem forma de projeto. Se sai como uma função a ser exercida no dia a dia, a necessidade tem forma de alocação, e a conversa vai para a terceirização de mão de obra, na modalidade contínua ou na Diarista. Se sai como uma vaga para o quadro próprio, é recrutamento e seleção.
Há casos no meio do caminho. Um reforço técnico no controle da qualidade ou na garantia da qualidade para um projeto com prazo pode ser lido das duas formas: como gente por um período ou como um trabalho a entregar. A própria página de soluções da AG3 aponta essa situação para dois formatos, a Diarista e o serviço especializado. Nesses casos, a pergunta sobre o que precisa estar pronto no final ajuda a escolher.
Uma lista para a primeira conversa
Reunindo as perguntas acima, uma lista curta para levar a qualquer fornecedor de serviço técnico por horas. É uma sugestão deste artigo, não um procedimento da AG3:
- Qual é o objeto do projeto, e o que precisa existir no final?
- O que fica fora do escopo?
- Que perfis técnicos o trabalho exige, e em que etapas?
- Como as horas são registradas e reportadas?
- Quais indicadores mostram o andamento, e qual é o critério de aceite?
- O que acontece se o escopo mudar?
- O que o projeto precisa da equipe da empresa contratante?
Uma proposta que responde a esses pontos por escrito permite comparar fornecedores com a mesma régua. Uma proposta que não responde deixa essas definições para depois do início do trabalho.
Para avaliar um projeto técnico
Se a sua empresa tem uma validação, uma qualificação ou uma auditoria a entregar, conheça o formato de Serviço Especializado da AG3.