O paradoxo do centro de distribuição: escala sem informalidade

Quem gerencia um centro de distribuição conhece o calendário de cor. A semana de Black Friday, as entregas de Natal, as trocas e devoluções do começo do ano, o inventário que tem dia para começar e para terminar. Em cada uma dessas datas, o volume pode mudar de uma semana para a outra, e a equipe dimensionada para o resto do ano deixa de ser suficiente.

O paradoxo está aí. A operação precisa crescer por um período, e a forma escolhida para crescer define o que ela vai carregar depois que o pico passar. Este artigo trata dessa decisão: as duas respostas que parecem resolver o problema e deixam um custo na operação, e uma terceira, que troca improviso por definição.

As datas e atividades citadas aqui são situações da logística e do e-commerce, usadas para o leitor reconhecer o tipo de decisão. Não são clientes nem casos da AG3.

Um pico não espera a próxima reunião

O pico de um centro de distribuição tem duas características que pesam na decisão. A primeira é a data: ele chega quando o calendário manda, esteja a operação pronta ou não. A segunda é o fim: passada a data, o volume volta ao patamar de antes.

Entre as duas, há pouco espaço para corrigir erro. Uma equipe que chega sem saber onde fica a doca, qual é o critério de conferência ou a quem se reportar ocupa o primeiro dia aprendendo o que deveria estar definido antes. Em um período curto, o primeiro dia é uma parte grande do período.

Quando a decisão é tomada com esse relógio correndo, as duas respostas mais à mão ficam tentadoras.

Primeira resposta: esticar o modelo contínuo

A primeira resposta é tratar uma necessidade variável como se fosse permanente. Ela pode aparecer de mais de uma forma.

Na primeira, a equipe fixa é dimensionada para o pico. A operação atravessa as semanas de maior volume sem falta de gente e passa o resto do ano pagando uma capacidade que não usa. Outro artigo deste blog trata desse custo, a hora paga e não produzida que fica diluída na folha: o salário que ninguém vê.

Na segunda, a equipe fixa é dimensionada para a média, e o pico é coberto esticando as mesmas pessoas: horas extras, turnos emendados, o líder de turno cobrindo posto. A conta aparece em outro lugar, no cansaço da equipe permanente e no que deixa de ser feito enquanto todos cobrem o volume extra.

Há ainda outra variação: abrir vagas definitivas para uma necessidade que tem data para acabar. Quando o pico passa, a empresa fica com um quadro maior do que a demanda pede, ou com uma decisão de desligamento que ninguém queria tomar.

Nenhuma dessas formas é errada em si. O ponto, na leitura deste artigo, é que todas usam uma ferramenta pensada para o que é constante para resolver o que oscila.

Segunda resposta: resolver por fora

A segunda resposta vai para o lado oposto. Diante da urgência, alguém da operação chama conhecidos, combina a diária por telefone e forma a equipe do pico sem contrato e sem intermediário formal.

Olhando só para a operação, esse arranjo deixa sem resposta as perguntas que um contrato existe para responder:

• Com quem fica o vínculo de quem está trabalhando.
• Qual é a função de cada pessoa e o que ela precisa saber fazer.
• Quem recebe a equipe no primeiro dia e a quem ela se reporta.
• Quem acompanha o trabalho durante o período.
• O que acontece quando alguém não aparece no segundo dia.

No arranjo descrito, quem acaba respondendo a todas elas é o próprio gestor do centro de distribuição, que passa o pico recrutando, conferindo presença e repondo ausências em vez de gerir o fluxo. O que esse arranjo significa em termos jurídicos e trabalhistas é assunto da assessoria de cada empresa. Este artigo fica no que ele cobra da operação.

Terceira resposta: reforço formal, por período definido

A terceira resposta é contratar o reforço pelo que ele é: uma necessidade com começo e fim, atendida por um formato próprio para isso.

É o que a AG3 chama de Diarista, a modalidade de mão de obra ocasional da terceirização de mão de obra. Os profissionais são alocados por diária ou por um período determinado. O vínculo empregatício fica com a AG3, como na terceirização contínua, e a gestão da alocação e dos profissionais também fica do lado da AG3 durante todo o período. O artigo Mão de obra ocasional (Diarista): mesmo modelo, período definido explica a modalidade em detalhe.

O que interessa ao gestor do centro de distribuição é o que esse formato muda na decisão. As perguntas que o arranjo informal deixa abertas passam a ser definidas antes do pico:

• Escopo. A função de cada profissional, os requisitos dessa função e a quantidade de pessoas.
• Período. Datas de início e de término, e o que acontece se o pico terminar antes ou se estender.
• Integração. Quem recebe a equipe na chegada, onde cada pessoa vai atuar e a quem se reporta dentro da operação.
• Acompanhamento. Quem é o ponto de contato do lado do parceiro durante o período.

Quando o período termina, a equipe volta ao tamanho de antes, sem vaga definitiva aberta para uma necessidade que acabou.

O pico não é a única necessidade com prazo em um centro de distribuição. As férias de parte da equipe, ou um projeto com começo e fim, como a mudança de layout de um armazém, pedem a mesma lógica: definir o período, o escopo e quem acompanha.

Onde isso se aplica no centro de distribuição

Em um centro de distribuição, as atividades que crescem junto com o volume são as candidatas naturais a um reforço por período. Cada uma pede definições próprias.

• Recebimento e expedição. Carga e descarga na doca, com a janela de horário de cada transportadora.
• Separação. Montagem dos pedidos, com o método e o sistema que a operação usa.
• Etiquetagem. Identificação dos volumes antes da expedição.
• Conferência. O que se confere, com qual ferramenta e qual é o critério para uma divergência.
• Inventário. Contagem com data marcada, com o procedimento de recontagem definido antes.

A lista serve para organizar a conversa, e não como catálogo fechado. Qual atividade entra no escopo, e com quais requisitos, é o que a conversa sobre cada demanda define.

O que decidir antes do pico

A escolha entre as três respostas fica mais simples quando algumas perguntas são respondidas antes que o calendário aperte:

1. Que parte do volume é constante ao longo do ano, e que parte aparece só em datas específicas?
2. O pico se repete todo ano na mesma época, ou é um evento isolado?
3. Quais funções precisam de requisito técnico prévio, e quais podem ser ensinadas na chegada?
4. Quem, dentro do centro de distribuição, vai receber a equipe e responder por ela no dia a dia?
5. O que acontece com a operação se o pico durar mais do que o previsto?

A parte constante é trabalho para a equipe fixa. A parte que oscila é a que pede um formato com período definido. Separar as duas é o primeiro passo para crescer no pico sem carregar o pico pelo resto do ano, e sem resolver a urgência por fora.

Para ver a mão de obra ocasional ao lado das outras modalidades de terceirização e dos demais formatos com que a AG3 trabalha, conheça as soluções da AG3.