O custo de uma vaga em aberto (e por que preencher não é o mesmo que acertar)

No organograma, uma vaga em aberto é um retângulo sem nome. Na operação, ela é trabalho que alguém continua fazendo, ou que ninguém está fazendo. A diferença entre as duas leituras é o custo da vaga.

Este artigo trata desse custo e de uma armadilha que vem junto com ele: quanto mais a vaga pesa, maior a tentação de fechá-la com o primeiro candidato que parece servir. A posição da AG3 sobre isso cabe em uma frase: não basta preencher uma vaga, é preciso encontrar alguém que realmente se encaixe na operação.

Onde a vaga em aberto aparece

O custo de uma posição vazia se espalha por lugares diferentes da operação. Este artigo destaca três, que valem para vagas de qualquer nível.

Produtividade. O trabalho da função é feito pela metade, mais tarde ou por alguém que tem outro trabalho para fazer. Em uma linha de produção, pode ser um posto coberto por rodízio. Em um centro de distribuição, uma conferência feita por quem deveria estar separando pedidos.

Sobrecarga da equipe. As tarefas da posição vazia são redistribuídas entre os colegas, somadas ao que eles já faziam. O líder cobre o que ninguém assumiu. Se a vaga fica aberta por muito tempo, a redistribuição provisória pode virar rotina.

Decisões adiadas. Em posições de análise, coordenação ou gestão, o custo mais visível é o que espera. Uma análise da qualidade que ninguém revisou, um fornecedor que ninguém avaliou, uma melhoria que ficou para depois porque a pessoa que a conduziria ainda não chegou.

Nenhum desses efeitos é lançado como custo da vaga. Por isso, na leitura deste artigo, esse custo pode ser subestimado: ele fica espalhado pela operação, e não em uma única conta.

A pressa e o candidato genérico

Quando a vaga pesa, a pressão por fechá-la cresce. E a pressa pode empurrar o processo para atalhos: a descrição da vaga copiada da última vez, a triagem feita pelas palavras do currículo, a decisão tomada com o primeiro nome que cumpre os requisitos listados.

O resultado pode ser um candidato genérico: alguém que atende à descrição no papel e não necessariamente ao que a operação pede. Se a contratação não se sustenta, a vaga volta a abrir. E, com ela, voltam os três custos acima, agora somados ao tempo de uma integração que não deu certo e a um novo processo seletivo.

É aqui que preencher e acertar se separam. Preencher é dar um nome ao retângulo do organograma. Acertar é colocar ali alguém que vai fazer a função no ambiente em que ela existe.

O que "encaixe" quer dizer

No Recrutamento e Seleção da AG3, o processo segue as especificidades do cliente, com cinco critérios: experiência do profissional, aspectos técnicos, localização, aspectos culturais e valores. Encaixe, na leitura deste artigo, é o resultado de olhar para os cinco ao mesmo tempo, e não só para o primeiro.

Em áreas técnicas e reguladas, como controle e garantia da qualidade, área produtiva, desenvolvimento e validações, os aspectos técnicos são, na leitura deste artigo, os que mais pesam. Dois currículos podem usar os mesmos termos e descrever trajetórias diferentes, e entender essa diferença exige conhecer o ambiente da vaga. O artigo Recrutamento para o mercado regulado: quem conduz a triagem técnica trata dessa leitura em detalhe.

Fora do mercado regulado, o encaixe continua sendo uma pergunta técnica, mas os outros critérios ganham espaço. Para um líder de conferência em um centro de distribuição ou para um responsável de estoque em uma loja, a localização pode definir se a pessoa consegue chegar para o turno da madrugada. A forma como a equipe trabalha pode definir se ela vai conseguir liderar ali. Os valores da empresa dizem o que se espera de quem chega.

Nos dois casos, o critério que a pressa deixa de lado pode ser justamente o que decide se a vaga volta a abrir.

Nem toda vaga em aberto pede uma contratação

Antes de abrir um processo seletivo, vale perguntar se a necessidade por trás da vaga é mesmo uma posição permanente. A AG3 trabalha com recrutamento e seleção, terceirização de mão de obra e serviço especializado, e cada formato responde a uma situação diferente:

• Recrutamento e seleção. A necessidade é permanente e a empresa quer a pessoa no próprio quadro, com o vínculo na empresa contratante.
• Terceirização contínua. A necessidade é uma equipe alocada na operação, sem término previsto, com o vínculo empregatício e a gestão técnica e administrativa do lado da AG3.
• Terceirização planejada. A necessidade é uma posição que a empresa pretende internalizar em um momento definido: o profissional começa alocado, com gestão da AG3, e pode entrar no quadro no momento planejado, conforme as condições contratuais e legais aplicáveis.
• Mão de obra ocasional (Diarista). A necessidade tem prazo, por diária ou por um período determinado: um pico, as férias de alguém, um projeto com começo e fim. É uma modalidade da terceirização de mão de obra, com o vínculo empregatício e a gestão dos profissionais do lado da AG3.
• Serviço especializado. A necessidade é expertise técnica para os setores técnicos das indústrias reguladas pela ANVISA e pelo MAPA, em formato CLT ou PJ; no formato PJ, a entrega tem escopo fechado e é dimensionada no modelo H/H.

Uma posição que ficou vazia por causa de um afastamento, por exemplo, pode pedir cobertura por um período, e não uma vaga definitiva. Uma demanda que parecia uma vaga pode ser, na verdade, um projeto com escopo definido. Escolher o formato antes de escolher o candidato ajuda a não resolver com uma contratação permanente o que tinha data para acabar.

Primeiro o desafio, depois o caminho

A AG3 descreve assim a ordem do próprio trabalho: primeiro entender o desafio, depois apresentar o caminho. Para a empresa que está com uma posição em aberto, essa ordem se traduz em algumas perguntas a responder antes do primeiro anúncio:

1. O que essa função precisa entregar, e o que está deixando de ser entregue enquanto ela está vazia?
2. Quem está cobrindo a posição hoje, e por quanto tempo essa cobertura se sustenta?
3. Dos cinco critérios, quais pesam mais para essa função: experiência, aspectos técnicos, localização, aspectos culturais ou valores?
4. A necessidade é permanente, tem prazo ou é um projeto com escopo fechado?
5. O que faria essa contratação não se sustentar, e como o processo pode testar isso antes da decisão?

As respostas não substituem o processo seletivo. Elas definem o que o processo precisa procurar, e ajudam a separar a urgência de preencher da necessidade de acertar.

Para comparar os formatos lado a lado, com o que muda de um para outro, conheça as soluções da AG3.