Um relatório de fim de projeto diz que os erros de separação do centro de distribuição caíram bastante. Outro diz que a perda de material na linha foi reduzida. Um terceiro fala em ganho de produtividade. Todas essas frases podem ser verdadeiras. Nenhuma delas, sozinha, pode ser verificada.
Para que uma melhoria possa ser comprovada, falta uma coisa que vem antes dela: a linha de base. A tese deste artigo é que, sem uma linha de base validada, nenhum número de melhoria se sustenta, e isso inclui os números de quem vende a melhoria. É também por isso que este texto não traz nenhum número.
O que é uma linha de base
Linha de base é a referência validada usada para avaliar a melhoria. É o retrato da operação antes da mudança, feito de um jeito que permita comparar com o retrato de depois.
Três palavras dessa definição fazem o trabalho pesado. Referência, porque a linha de base é o ponto contra o qual tudo o que vem depois é comparado. Validada, porque uma referência que ninguém confere não serve de comparação. Avaliar, porque o objetivo é poder dizer depois se a operação mudou, e quanto.
Na prática, uma linha de base responde a quatro perguntas: o que foi medido, como foi medido, em que período e de que fonte vieram os dados. Uma referência que não responde a alguma delas deixa uma porta aberta para a comparação de depois ser contestada.
Por que ela vem antes
Na oferta Lean Value Recovery, do AG3 Lean 360, a etapa de transformação tem um título que resume a ideia: a melhoria começa antes da solução, começa pela linha de base. A sequência de trabalho da oferta é qualificar, estabelecer a linha de base, diagnosticar, melhorar, estabilizar, verificar e fazer a validação financeira. A linha de base aparece antes do diagnóstico e muito antes da melhoria.
A ordem tem uma razão simples. Depois que a mudança acontece, o estado anterior deixa de existir. Se ninguém mediu antes, a única coisa que sobra é a memória das pessoas sobre como era, e memória não se compara com medição. A página do Lean 360 diz isso em uma frase: o que não é medido vira opinião.
O que um valor precisa ter para contar
A página do Lean Value Recovery lista os critérios para que um valor recuperado seja reconhecido. Na leitura deste artigo, cada um responde a uma objeção que alguém poderia fazer ao número final.
Linha de base confiável
A primeira objeção é que o ponto de partida estava errado. Uma linha de base confiável é medida com o mesmo método que será usado depois, sobre um período que represente a operação, e conferida por quem conhece o processo.
Fonte de dados
A segunda objeção é de onde veio o número. O dado precisa ter origem identificada: um sistema, um registro, um controle. Um número sem fonte não pode ser refeito por outra pessoa.
Atribuição
A terceira objeção é que a melhoria veio de outra coisa. Se, no mesmo período, a empresa trocou de fornecedor, mudou o mix de produtos ou reforçou a equipe, parte da diferença pode ter vindo daí. Atribuir é mostrar qual parte da mudança se deve à intervenção.
Normalização
A quarta objeção é que o volume mudou. Se a produção caiu, a perda de material também tende a cair, sem que o processo tenha melhorado. Normalizar é comparar grandezas equivalentes: perda por unidade produzida, e não perda total, por exemplo.
Validação financeira
A quinta objeção é que o ganho operacional não virou dinheiro. A página do Lean Value Recovery tem uma frase para isso: melhoria não é necessariamente economia. Uma hora de trabalho liberada só vira economia se deixar de ser paga. Se for usada em outra atividade, pode virar capacidade, que é outro tipo de ganho. A validação financeira é a etapa que separa uma coisa da outra, e faz sentido que envolva quem responde pelos números da empresa.
Salvaguardas de qualidade, segurança e compliance
A última objeção é que o ganho custou outra coisa. Uma redução de perda que compromete a qualidade, a segurança ou a conformidade da operação não é uma melhoria. As salvaguardas são a verificação de que o ganho não foi comprado com um risco novo.
Um exemplo em palavras
A página do Lean Value Recovery mostra um exemplo sem números, de propósito. O tema é perda de material na produção. Antes: perda alta, com linha de base validada. Depois: redução estabilizada. Resultado: valor verificado e aprovado.
Cada parte dessa frase carrega um critério. Linha de base validada quer dizer que o ponto de partida foi medido e conferido. Redução estabilizada quer dizer que a queda se manteve por tempo suficiente para não ser o acaso de uma semana boa. Valor verificado e aprovado quer dizer que o cálculo foi conferido e aceito.
A página do Lean 360 descreve o que entra em uma linha de base operacional: tempos, volumes, falhas, espera, retrabalho, capacidade e variabilidade. Quais desses itens medir depende do problema. O que não depende do problema é a exigência de medir antes.
A mesma exigência em um centro de distribuição
Um exemplo hipotético deste artigo, sem cliente. Um centro de distribuição quer reduzir os erros de separação: pedidos que saem com item trocado ou quantidade errada. A linha de base responde às quatro perguntas. O quê: pedidos com divergência, e não reclamações de cliente, que chegam depois e incompletas. Como: na conferência da expedição, sempre com o mesmo critério. Em que período: semanas comuns e semanas de pico, para representar a operação. Fonte: o registro da conferência, e não a memória do supervisor. A normalização entra logo: como o volume muda de semana para semana, compara-se a proporção de pedidos com erro, e não o total de erros.
Numa linha de metalmecânica ou de embalagens, vale o mesmo para o tempo de troca de ferramenta: medido sempre entre os mesmos pontos, do último item bom de um lote ao primeiro item bom do seguinte.
A regra vale para quem comunica
As diretrizes de comunicação da AG3 pedem o mesmo cuidado: nenhum percentual de melhoria sem linha de base e fonte, e nenhuma garantia de economia. Esse critério vale para este blog. Quando um número de melhoria aparecer aqui, ele vai vir com a sua linha de base e a sua fonte, ou não vai aparecer.
A regra protege quem lê. Um número de melhoria sem linha de base pode estar certo, mas não há como saber. Tratado como fato, ele pode virar expectativa, e a expectativa, o critério com que o próximo projeto vai ser julgado.
Perguntas para qualquer número de melhoria
Diante de um número de melhoria, seja num relatório interno, numa proposta ou num material de fornecedor, estas perguntas ajudam a saber se ele se sustenta. São uma sugestão deste artigo:
- Qual era o valor antes, e como ele foi medido?
- Em que período a linha de base foi medida, e esse período representa a operação?
- De que fonte vieram os dados, antes e depois?
- O volume ou o mix mudaram entre as duas medições?
- O que mais mudou na operação no mesmo período?
- O ganho se manteve, ou foi medido logo depois da mudança?
- Quem, fora do projeto, conferiu o cálculo?
Um número que passa por essas perguntas pode ser usado para decidir. Um número que não passa ainda é uma hipótese.
Para uma perda que você quer medir
Se a sua operação tem uma perda que você sabe que existe, mas não sabe quanto vale, conheça o Lean Value Recovery. No Lean 360, a leitura de processo é da AG3; quando a medição depende de sistemas e dados, essa parte é da RYLVEN, parceira de tecnologia da AG3.