Toda segunda-feira, alguém junta quatro planilhas em uma. São os relatórios de entrega da semana anterior, cada um enviado por uma transportadora no seu próprio formato, e o resultado alimenta o planejamento de entregas da semana que começa. A tarefa é manual, toma tempo e volta com erro de vez em quando. A primeira ideia que aparece é automatizar: um script, uma integração, um robô que faça a junção sozinho.
A ideia pode estar certa. Mas ela pula quatro perguntas. Por que existem quatro planilhas? Alguma delas precisa existir? A junção poderia ser mais simples? Ela é feita do mesmo jeito toda vez?
O exemplo das transportadoras é deste artigo, para ilustrar o raciocínio, e não um caso atendido. Ele volta ao longo do texto.
No Lean on Demand, uma das quatro ofertas do AG3 Lean 360, essas perguntas vêm antes. A sequência de trabalho tem seis verbos: entender, eliminar, simplificar, padronizar, automatizar e validar. Automatizar é o quinto. A página resume a ideia em uma frase, que dá título a este artigo: automatizar é a última pergunta, não a primeira.
O que é o Lean on Demand
O Lean on Demand é descrito como melhoria operacional pontual, com escopo delimitado, resultado específico e implementação objetiva, sem exigir um projeto Lean completo.
É a oferta para a dor que não justifica uma transformação inteira. A página dá exemplos: uma planilha manual, um relatório recorrente, uma aprovação, uma emissão de documento ou uma integração pequena, que podem consumir horas toda semana. As frases que ela usa para ilustrar essas situações são reconhecíveis em qualquer escritório:
- Esse certificado é feito um por um.
- Quando algo vence, dependemos de alguém lembrar.
- Digitamos a mesma informação em três lugares.
- Existe uma conferência manual que sempre volta com erro.
São frases de exemplo, escritas para a página, e não relatos de clientes. O fechamento da seção diz o essencial: uma dor específica já é suficiente para começar.
Os seis verbos, na ordem
A página do Lean on Demand apresenta os seis verbos como sequência. O que cada um pede, na leitura deste artigo:
Entender
Antes de mexer em qualquer coisa, saber como a tarefa acontece hoje. Quem faz, com que informação, de onde ela vem, para onde vai, o que acontece quando dá errado. É aqui que entra a análise de causa raiz, uma das contribuições da AG3: separar o sintoma (a conferência que volta com erro) daquilo que o produz. No exemplo, entender é descobrir quem usa o planejamento de entregas, que colunas de cada relatório entram nele e por que cada transportadora manda o seu num formato.
Eliminar
Procurar as etapas que não agregam valor e tirá-las do caminho. Digitar a mesma informação em três lugares é um exemplo claro de desperdício: duas das três digitações não acrescentam nada ao resultado. A análise de desperdícios é outra contribuição da AG3. No exemplo, uma coluna copiada toda semana que ninguém usa no planejamento sai da tarefa.
Simplificar
Com o que sobrou, reduzir a complexidade. Menos passagens de uma pessoa para outra, menos aprovações, menos pontos de espera. Uma etapa que continua necessária pode continuar existindo de um jeito mais curto.
Padronizar
Fazer do mesmo jeito toda vez. Um procedimento que muda conforme quem executa é difícil de automatizar, porque não há uma regra única a ser seguida. A padronização também deixa visíveis as exceções, os casos que fogem da regra e precisam de tratamento próprio. No exemplo, combinar com as transportadoras um mesmo modelo de relatório é padronizar; a que não puder seguir o modelo vira uma exceção conhecida.
Automatizar
Só agora a automação entra na conversa, sobre um processo que já foi entendido, enxugado, simplificado e padronizado. Quando a resposta envolve tecnologia, a automação é entregue pela RYLVEN, parceira de tecnologia da AG3 no Lean 360. A AG3 responde pela leitura do processo; a RYLVEN, pela construção da parte tecnológica.
Validar
Conferir se o resultado é o que foi definido no início. A página lista o que dá para medir em uma intervenção desse tipo: tempo por ocorrência, entradas manuais, handoffs, erros, retrabalho, SLA e etapas. A validação compara esses pontos antes e depois da mudança.
Por que a ordem importa
Automatizar uma etapa desnecessária faz essa etapa rodar mais rápido, e ela continua lá. Automatizar um procedimento que cada pessoa executa de um jeito obriga a escolher um desses jeitos, ou a programar todos. Nos dois casos, o desperdício muda de lugar: sai da planilha e vai para dentro da ferramenta, onde fica mais difícil de enxergar. Essa é a leitura deste artigo sobre o risco de inverter a sequência.
A página do Lean 360 diz o mesmo de outra forma: tecnologia não corrige um fluxo mal desenhado.
Há um efeito possível na direção contrária. Depois de entender, eliminar, simplificar e padronizar, pode acontecer de a automação deixar de ser necessária, ou de ficar bem menor do que parecia no início. Se a tarefa de juntar quatro planilhas vira a tarefa de preencher uma, talvez não haja mais nada a automatizar. A sequência serve para que a tecnologia, quando entrar, entre no lugar certo.
Escopo fechado, resultado definido
A mensagem do Lean on Demand cabe em três frases curtas: escopo fechado, resultado definido, implementação objetiva.
Para uma melhoria pontual, isso significa combinar antes de começar qual é a tarefa, o que muda e como o resultado vai ser medido. O título da seção de resultados da página resume a ideia: pequena intervenção, resultado que dá para medir. Medir exige saber como a tarefa era antes. Sem esse retrato inicial, a comparação do fim do trabalho fica sem referência.
Um teste para a sua próxima automação
Antes de pedir a automação de uma tarefa, estas perguntas ajudam a saber se ela está pronta para ser automatizada. São uma sugestão deste artigo:
- Você sabe descrever como a tarefa é feita hoje, passo a passo?
- Cada passo precisa existir? O que aconteceria se um deles fosse retirado?
- A mesma informação é digitada, copiada ou conferida em mais de um lugar?
- A tarefa é feita do mesmo jeito por todas as pessoas que a executam?
- Quais são as exceções, e como elas são tratadas hoje?
- Como você vai saber, depois da mudança, que ela funcionou?
Se as respostas às quatro primeiras ainda não estão claras, a automação pode estar sendo chamada cedo demais.
Para uma dor pontual
Se a sua operação tem uma tarefa específica que consome tempo e você quer resolvê-la sem abrir um projeto inteiro, conheça o Lean on Demand.